Как Performance Review помогает руководителям нашей компании

Чтобы оптимизировать рабочие процессы и вовремя отслеживать неполадки в коммуникациях, руководитель должен обладать актуальной информацией о состоянии команды. Получить такую информацию быстро и с максимальной объективностью помогает Performance Review — метод оценки сотрудников.

Что такое Performance Review и как он работает

Performance Review (от англ. «обзор производительности») — метод оценки персонала. Он позволяет руководителю получать подробную и своевременную обратную связь о себе и своих сотрудниках.

Сначала мы собираем комментарии о сотруднике: их дают коллеги, с которыми он часто взаимодействовал, и его руководитель. После анализируем результаты, встречаемся с сотрудником, рассказываем о результатах.

По итогам ревью можно выделить сильные стороны и зоны роста, откорректировать профессиональный путь сотрудника, поставить подходящие цели и просто прощупать ситуацию.

Этот способ сбора и выдачи обратной связи не оперативен: процесс ревью может длиться от недели до месяца, а иногда растягивается и на более долгое время. Но, в отличие от более быстрых способов работы с обратной связью, здесь она оказывается более полной, глубокой и полезной.

Процесс ревью работает как лакмусовая бумажка:

• подсвечивает всё то, чего не увидишь в обычном процессе работы;
• может выявить предрасположенность специалиста, стремления, которые он не проговаривает вслух;
• помогает заметить и запустить какой-то новый эффективный процесс, который можно раскатить на все проекты.

Расскажем подробнее, как этот процесс помогает руководителям команд нашей компании.

Главные принципы Performance Review

Главные принципы Performance Review, которых мы придерживаемся: объективность, своевременность, аргументированность. Без них организовать процесс ревью невозможно.

Объективность

Чтобы комментарии на ревью были объективными, мы просим респондентов отключать эмоции и субъективизм. А обратную связь сотруднику дают коллеги, которые взаимодействуют с ним в разных задачах и ролях, — так несколько человек говорят об одном и том же, и объективность выводов не вызывает сомнений.

Аргументированность

Нельзя просто поставить двойку и написать: «Кажется, человек плохо работает». Такая обратная связь общая, размытая. Поэтому все ответы и оценки мы просматриваем и просим аргументировать.

Своевременность

Анонимность

Ревью могут быть открытыми и анонимными. Мы выбрали второй путь.

Ответы и их авторов видит только сотрудник команды HR, который организует процесс. Для всех остальных ревью полностью анонимно. Люди это знают и поэтому оставляют более откровенную обратную связь.

В будущем, когда команда будет готова, мы откажемся от анонимности. Это сделает коммуникации внутри компании ещё более прозрачными.

Чем Performance Review помогает руководителям

Узнать сотрудников лучше

В процессе Performance Review сотрудника в разных ролях оценивают его коллеги. Это помогает руководителю получить разностороннюю обратную связь о том, какие сильные стороны и зоны роста сотрудника видят коллеги.

По комментариям и оценкам коллег легко узнать, какие люди работают в твоей команде. Чем руководствуются, как взаимодействуют друг с другом, что их мотивирует и триггерит.

Если руководитель будет лучше понимать подчинённых, это поможет:

• выбрать индивидуальные пути развития для каждого сотрудника;
• оценить сотрудников трезво, исключив эмоциональную привязанность к кому-нибудь из них.

Откорректировать управленческую деятельность

Ревью — отличный шанс принять честную критику или поддержку. На основе оценок и комментариев руководитель может понять, как скорректировать свой подход и стиль управления.

Пример. Руководителю может казаться, что он выглядит жёстким и объективным, а после ревью он понимает, что команда видит его просто уставшим и невовлечённым. Становится понятно, что своё позиционирование и поведение нужно менять. Если этого не делать, команда будет перенимать это поведение.

Важны и комментарии коллег-руководителей: у каждого свой жизненный путь, набитые шишки и взгляд на вещи — это считывается из их обратной связи. Интересные замечания можно взять на вооружение, перенять опыт и поучиться на чужих ошибках.

Правильно перераспределить обязанности

В ревью люди могут открыто написать, чего им хочется, — они знают, что их услышат.

Кто-то пишет, что хочет иметь свою зону ответственности, свой проект, за который отвечает только этот сотрудник и никто более. Кто-то «засиделся в уютном болоте»: клиенты послушные и лояльные, команды проектные отлажены и всё идёт по проторённой дороге. А кто-то чувствует, что ему хочется заниматься задачами совершенно другого профиля.

По оценкам можно понять, осилит ли сотрудник более сложный проект или пока нужно работать над качеством. Уделить внимание подходу к задачам или проблема в хард-скиллах.

Пример. Некоторые ребята стрессуют от постоянного общения с клиентами и операционки, но получают удовольствие от технических задач, которые требуют погружения. Это было видно по работе сотрудников, а ревью ещё раз доказало.

Ещё одну сотрудницу хвалили за систематичность и классное ведение таблиц. Теперь она занимается аналитикой на внутренних проектах, и ей доверяют больше стратегических задач.

Поднять самооценку подчинённым

В процессе Performance Review человеку нужно написать Self Review: оценить себя, рассказать о своей работе за последние полгода. Здесь и подтвердилась проблема: оказалось, что некоторые из ребят оценивают себя гораздо ниже, чем коллеги и команда.

Ревью стал своего рода психологической поддержкой. Обратная связь по ревью помогла исправить положение: легче верить, что ты классный специалист, когда тебе говорят это со стороны.

Уточнить темы для встреч One-to-one

В нашей компании приняты встречи One-to-one — общение руководителя и его сотрудника наедине. Мы называем их «антуанами». Это не совсем рабочие планёрки: на таких встречах можно обсуждать не только рабочие вопросы, но и практически всё, что волнует сотрудника.

Performance Review позволяет руководителям лучше понять сотрудника, но за тот час, когда руководитель даёт обратную связь по ревью, невозможно обсудить все моменты подробно. Не получится быстро дать советы о том, что корректировать в каждом пункте, досконально обсудить все проблемы, которые выявились по итогам ревью, порекомендовать курсы, литературу и прочее. Все нюансы можно перенести на будущие «антуаны»

Проверить текущие и поставить новые цели команде

Обратная связь даёт руководителю понять, какой вектор развития выбрать в команде, какие поставить цели и принять челленджи, чтобы работать над профессиональными и личными качествами сотрудников. Руководитель может оценить картину в общем, выявить недостающие компетенции в команде и правильно организовать обучение.

Селф-ревью помогает узнать, есть ли у сотрудника амбиции и собственные цели, как они соотносятся с целями компании. Стоит ли ему углубляться в специализацию или надо подтянуть общие навыки.

Наладить атмосферу в команде

Руководитель знает, какую обратную связь по ревью его сотрудники дают друг другу. Так легко заметить конфликты ещё в зачатке, быстро их разобрать и устранить.

Может оказаться так, что конфликтов нет, но и общения внутри команды мало. Тогда тимлид будет стараться сплотить команду: давать им общие задачи, организовывать больше встреч.

В вопросы для ревью зашиваются отдельные компетенции сотрудников. Ориентируясь на их оценку, можно выстраивать корпоративную культуру, устанавливать единые стандарты работы и синхронизировать команду.

Чаще бывает обратный процесс. В процессе планирования и работы мы формируем видение стандартов и компетенций, рассказываем о них команде. После этого зашиваем их в ревью — так показываем важность для компании. Уже после ревью оцениваем, насколько реальность соответствует ожиданиям, и корректируем компетенции.

Пример. С одним сотрудником были проблемы. Как профессионала и коллегу его хорошо оценивали, но порой в общении он казался высокомерным и дерзким. После такой обратной связи этот сотрудник открыто попросил коллег указывать ему на подобные моменты. И стал лучше контролировать себя. Больше аналогичных проблем пока не возникало.

Убедиться, что всё идёт по плану

Если проводить Performance Review регулярно, раз в полгода или год, его польза станет очевидна всей компании.

Что происходит с сотрудниками, если ревью работает правильно:

• умеют давать друг другу полезную и нетоксичную обратную связь;
• работают сплочённо — атмосфера в командах рабочая и спокойная;
• быстро решают конфликты, и часто без активного вмешательства тимлида;
• доверяют руководителю, знают, что он их услышит;
• понимают свои сильные стороны и точки роста;
• умеют корректировать свою нагрузку совместно с коллегами и тимлидом;
• знают цели команды и собственный путь развития.

Основное про Performance Review

Чтобы внедрить метод Performance Review, важно соблюсти его принципы: объективность, аргументированность, своевременность и анонимность.

Если всё сделать правильно, результаты будут очевидны:

• сотрудники перестанут сомневаться в своих компетенциях и начнут браться за более сложные задачи, найдут зоны роста, места для проработки;
• руководители смогут организовать оптимальный рабочий процесс и распределить нагрузку релевантно способностям и профессиональным предпочтениям;
• дедлайны перестанут срываться, креативность не будет задушена, аналитика и отчётность будут прозрачными.