Что такое BI-система и для чего нужна

Из чего состоят BI-системы

Рассмотрим составные части платформы для аналитической работы с данными.

Хранилище данных

Это база, в которую попадает вся информация — она будет использована для построения аналитики. Хранилище данных BI-системы может быть построено на основе различных технологий, таких как реляционные базы данных, NoSQL базы данных, хранилища колонок, облачные хранилища данных и так далее.

ETL-система

Сокращённое от Extract, Transform, Load — программная часть, которая переносит данные из разных сервисов учёта в хранилище BI.

Аналитический движок

Инструмент, который позволяет анализировать данные в хранилище. Аналитический движок может использовать различные методы анализа: OLAP (Online Analytical Processing), машинное обучение, статистический анализ.

Интерфейс

Пользовательский интерфейс, который предоставляет доступ к данным и инструментам анализа. Может быть представлен в виде отчётов, графиков, дашбордов, панелей управления.

Инструменты визуализации

Инструменты коллаборации

Помогают пользователям совместно работать с данными и результатами анализа. Эти инструменты могут включать в себя возможность обмена сообщениями, комментариями, а также совместную работу над документами и отчётами.

Как работают BI-системы

Схема работы такая:

1. Извлечение данных (Extract). Информация загружается из различных источников: CRM-систем, файлов, приложений, сенсоров, соцсетей. Для этого используются ETL-инструменты, которые позволяют извлекать, преобразовывать, загружать данные в хранилище.
2. Преобразование (Transform). Данные, полученные из разных источников, часто несовместимы друг с другом: содержат ошибки, дубликаты, неполные записи. Поэтому необходимо их преобразовать, чтобы анализировать и сравнивать. Преобразование может включать в себя очистку, изменение формата, объединение таблиц.
3. Загрузка (Load). После преобразования данные загружаются в хранилище, которое специально оптимизировано для хранения больших объёмов и обеспечения быстрого доступа к ним.
4. Анализ. Это процесс, который позволяет выявлять тенденции, отслеживать изменения, определять причины, выделять ключевые факторы, прогнозировать будущие результаты.
5. Визуализация. Результаты анализа могут быть представлены в виде графиков, диаграмм, таблиц.
6. Коллаборация. Пользователи могут обмениваться результатами анализа с помощью общих досок и чатов.

В итоге сотрудники, использующие в работе BI-систему, получают полноценную бизнес-аналитику.

Когда применяют Business Intelligence

Систему бизнес-аналитики стоит использовать, когда нужно:

• проанализировать финансовые показатели: выручку, прибыль, расходы, денежный поток, кредитные риски;
• оптимизировать операционную деятельность через анализ данных о производственных процессах, логистике, складских запасах;
• улучшить продажи, маркетинг и клиентский опыт с помощью анализа данных о покупателях, продажах, рекламе, конкурентах;
• принять решение на основе данных, например, о расширении бизнеса, запуске новых продуктов, приобретении других компаний.

Как выбрать подходящее программное обеспечение для BI-системы

Перед тем как приступить к работе с BI-системой, необходимо выбрать подходящее программное обеспечение. Для этого смотрят на критерии:

1. Функциональность. ПО должно иметь необходимые компании функции и возможности для анализа и визуализации, создания отчётов, управления данными, а также интеграции с другими системами.
2. Уровень визуализации данных. Главная фишка BI-системы — визуальная составляющая: диаграммы, графики, информационные панели, таблицы. Чем больше визуальных форм, тем лучше, потому что некоторые диаграммы, например, круговые, иногда искажают данные. Удобно, если можно выбирать среди разных.
3. Простота использования. Программа должна быть интуитивно понятной и простой в использовании, даже для неопытных пользователей.
4. Мобильная версия. Пользоваться BI-системой и проводить анализы в некоторых платформах можно и в мобильной версии. Это удобно, когда показатели компании нужно предоставить потенциальным партнёрам или клиентам.
5. Масштабируемость: нужно будет работать с большими объёмами данных, а также расширяться по мере необходимости.
6. Безопасность: данные должны быть защищены от несанкционированного доступа и утечек.
7. Интеграция с существующими системами: CRM, ERP, HR и другими.
8. Техническая поддержка со стороны разработчика или поставщика, а также актуальные обновления.
9. Стоимость. Хорошо, если BI-система доступна для компании в финансовом плане с учётом расходов на обновление, обслуживание и настройку.
10. Возможность адаптации к требованиям компании. BI-система должна иметь возможность настройки под конкретные потребности и требования компании.

Примеры BI-систем

Power BI

Сервис состоит из нескольких компонентов:

• Power BI Desktop — приложение для создания отчётов и дашбордов;
• Power BI Service — онлайн-сервис для публикации и обмена отчётами;
• Power BI Mobile — мобильное приложение для доступа к отчётам и дашбордам на мобильных устройствах;
• Power BI Embedded — сервис для встраивания отчётов и дашбордов в другие приложения и веб-сайты.

Пример дашборда, созданного в системе Power BI

Power BI предоставляет бесплатную пробную версию для одного пользователя с лимитом облака 1 Гб и скоростью обработки данных до 10 тысяч строк за час. Платная версия также доступна для одного пользователя. Но здесь память составит 10 Гб, а скорость обработки вырастет до одного миллиона строк в час.

QlikView

Платформа для бизнес-аналитики, которая выгружает, обрабатывает и чистит данные. В ней можно создавать дашборды, диаграммы, графики, которые обновляются автоматически или по заданному расписанию.

QlikView выгружает информацию в Excel, CSV, XML. Отчёты отправляют на электронную почту.

Есть пробная бесплатная версия с ограниченным функционалом и платная.

Tableau

Это программа для визуализации данных и аналитической отчётности, которая позволяет создавать интерактивные дашборды, диаграммы, графики и другие типы визуализаций для анализа больших объёмов данных.

Tableau работает на основе инновационных технологий:

• VizQL — для лёгкого создания сложных визуальных элементов;
• Data Engine — для быстрого анализа огромного массива данных.

Стоимость Tableau зависит от типа лицензии, количества пользователей, наличия дополнительных функций и так далее.

Tableau также предоставляет бесплатную версию Tableau Public, которая позволяет пользователям создавать и публиковать интерактивные визуализации данных, но данные публичны.

SAP BusinessObjects

Эта система предназначена для проведения стратегического анализа данных и поддержки процесса принятия управленческих решений в компаниях. Она предоставляет доступ к информации, содержащейся в различных информационных системах и базах данных организаций, а также позволяет анализировать эту информацию.

Для работы системы могут использоваться любые информационные и бухгалтерские программы, специализированные отраслевые решения, а также локальные источники, такие как файлы Excel и Access. И, конечно, это решение отлично интегрируется с другими продуктами SAP.

IBM Cognos

Программа для бизнес-аналитики, которая позволяет организациям анализировать данные и принимать управленческие решения. Разработана компанией Cognos, которая впоследствии была приобретена компанией IBM.

Система IBM Cognos предоставляет широкий набор инструментов для сбора, анализа и отображения данных, а также для создания отчётов, планирования бюджета и прогнозирования результатов.

Cognos Analytics помогает проводить анализ данных, создавать отчёты и визуализации, делиться ими с другими пользователями. Cognos Planning Analytics позволяет создавать бюджеты и прогнозы, а также проводить моделирование и анализ сценариев. Cognos Controller используется для управления финансовой отчётностью, а Cognos Disclosure Management позволяет создавать отчёты и документы для финансовой отчётности.

Заключение

• BI-система − это платформа для сбора и анализа информации. Преобразовывает большой объём данных в понятную структуру: дашборд, таблицу, график.
• Изначально система собирает данные из всех источников информации, которые поступают в хранилище. Оттуда ETL-система обрабатывает и сортирует. Затем BI-инструменты преобразовывают информацию в графики и таблицы.
• С помощью системы бизнес-анализа компании прогнозируют дальнейшее развитие фирмы, составляют план развития продукта или услуги, увеличивают количество лояльных клиентов и формируют отчётность.
• Аналитическая система BI обычно находится на одной платформе, вмещает большой объём данных, имеет интуитивно понятный интерфейс и мобильную версию.