Модель оптимизации бизнес-процессов TO BE

Зачем нужно создавать модель TO BE

С помощью модели TO BE можно:

• Смоделировать идеальное состояние процессов в компании. Например, понять, как должны быть организованы холодные продажи от сбора контактов до работы менеджера.
• Оценить риски от улучшений. Составив идеальную карту процессов, можно понять, в чём возникнут трудности при внедрении изменений и чем улучшения могут быть опасны.
• Понять, какие этапы нужно пройти на пути к изменениям.
• Упорядочить работу подразделений. Улучшения в процессах приведут к более слаженному взаимодействию в команде.
• Задокументировать идеи. Перед глазами всегда будет точный план, с которым можно будет сверять в процессе.

Чем отличается от AS IS

Модель TO BE всегда создают в связке с AS IS, при этом каждая из моделей нужна для решения определённых задач.

AS IS

С помощью модели AS IS фиксируют то, как сейчас устроены процессы в организации.

Это помогает:

• отследить ответственных за каждый процесс;
• понять слабые места при выполнении задач;
• зафиксировать способы выполнения процессов, чтобы определить, оптимальны ли они.

Чтобы создать AS IS изучают документы и регламенты, применяемые в компании, наблюдают за процессом в реальном времени и фиксируют это в схемах, проводит интервью со всеми, кто участвует в процессе.

TO BE

С помощью модели TO BE представляют то состояние, к которому нужно прийти во время изменений. Для её построения нужны данные из AS IS — определяют «зоны роста», выбирают те, которых нужно достичь в первую очередь. При этом иногда моделей составляют несколько, чтобы тестировать сразу несколько возможных путей достижения цели.

Как построить модель TO BE

Определить бизнес-цели и процессы

Правильно поставленная цель помогает определить, какие процессы нужно изменять и фиксировать в модели. Например, если вы хотите увеличить продажи, вам нужно зафиксировать процессы не только в отделе продаж, но и в отделе маркетинга — по крайней мере те, что связаны с лидогенерацией.

Собрать команду

Важно привлечь к разработке моделей всех сотрудников, участвующих в процессах, которые вы хотите изменить.

Составить модель AS IS

Для этого нужно зафиксировать все элементы по каждому процессу: роли сотрудников, их действия, точки входа и выхода, инструменты, которые использует команда.

Проанализировать модель и найти сильные и слабые стороны

Важно оценить, на что тратятся время и силы в каждом описанном процессе. Можно искать ответы на следующие вопросы:

• Часто ли в процессе нарушаются сроки?
• Некоторые этапы процесса занимают необычно много времени?
• Не отнимают ли некоторые этапы процесса много времени или денег? Почему?
• Какой этап процесса оказывает наибольшее влияние на производительность? Есть ли какие-либо способы повысить его эффективность? Можете ли вы использовать технологии для его автоматизации?

Зафиксировать желаемые изменения

На основе модели AS IS нужно составить из тех же компонентов модель TO BE. В первой итерации важно зафиксировать идеальный вариант. Затем сравнить с моделью AS IS и понять, сколько времени понадобится на изменения. После этого можно создать второй вариант TO BE — тот, на достижение которого понадобится меньше времени.