Модель AS IS: определение, применение и преимущества в бизнесе

Преимущества использования AS IS

AS IS помогает:

1. Увидеть, как выстроены процессы на самом деле. В компании, где больше 100 человек, руководителю может казаться, что всё работает так, как указано в документах. При фиксации дел можно увидеть реальную картину.
2. Понять, кто из сотрудников за что отвечает. Прописывая роли на каждом этапе, можно разобраться, кто несёт основную ответственность, а кто, наоборот, не выполняет важных задач.
3. Выявить слабые зоны. При моделировании становится видно, куда тратится множество ресурсов, но они не приносят большого результата. Например, может оказаться, что при небольшом потоке входящих звонков в кол-центре работает пять человек.
4. Сформировать единое видение процессов у всей команды. Во-первых, при моделировании получится сформировать единый язык и назвать все процессы одинаково. Во-вторых, каждый сможет увидеть слабые и сильные места, предложить свои идеи для улучшений.

Какие пункты входят в шаблон AS IS

При создании модели AS IS чаще всего используют следующие компоненты:

• Название процесса. Важно точно описать, что говорите о постановке задач от менеджеров исполнителям. Если этот процесс в разных отделах отличается, укажите конкретнее.
• Роли. Важно отразить все роли, которые используются. Для этого важно опросить всех участников, чтобы не упустить те или иные роли.
• Действия. Это функции, которые выполняет каждый участник. Важно описывать их как можно конкретнее: не «поставить задачу», а «создать карточку задачи в таск-менеджере».
• Точки входа и выхода. Описав их, можно понять, где начинается, а где заканчивается процесс. Например, точка входа при постановке задачи— запрос от клиента или руководителя, а точка выхода — задача, которую исполнитель понял и взял в работу.
• Инструменты. Здесь можно указать инструменты, например, таск-менеджеры, которые использует команда.
• Гипотезы. Описав бизнес-процесс, можно зафиксировать гипотезы о том, почему он работает не так, как нужно, и о том, как его можно улучшить.

Как создать карту AS IS

1. Определить бизнес-процесс. На старте лучше брать, например, постановку задач или увольнение сотрудника — здесь задействовано не так много участников, и длится он не очень много времени.
2. Изучить, как устроен процесс. Для этого нужно определить всех участников и провести с каждым интервью: какие есть шаги и обязанности, кто их выполняет, что конкретно делает.
3. Создать модель. Можно использовать информацию, полученную от сотрудников, и компоненты, которые мы описали выше.
4. Визуализировать модель. Старайтесь не писать сочинение, а составлять схему — блок-схема поможет вам лучше, чем 10 страниц текста.