Как мы улучшили отчётность и ускорили процессы для клиента в 1,5 раза

Особенности проекта

Сметы и отчёты, которые мы готовили для клиента, отличались от наших внутренних. Это касалось не только визуального оформления, но и структуры данных, поэтому просто перенести информацию из одной таблицы в другую было невозможно.

Как переносили данные до внедрения автоматизации: Trello → Внутр. смета → Внешняя смета 1 → Внешняя смета 2 → Отчёты. Всё это менеджеры делали вручную

Почему решили внедрить автоматизацию

Подход, которого мы придерживались, тормозил работу и снижал точность отчётов. Вот с чем мы сталкивались каждый месяц.

Собирали один отчёт около 4 часов

Приходилось монотонно переносить данные из наших таблиц в клиентские и подгонять форматы. В итоге этот процесс занимал половину рабочего дня одного сотрудника.

Тратили ещё 20–30 минут на проверки

Мы отрабатывали около 80 задач в месяц, и чтобы составить отчёт, нужно было вручную собрать информацию по каждой. В процессе глаз замыливался и появлялись несостыковки. Приходилось возвращаться, проверять данные и исправлять ошибки.

Видели ограничения инструментов

Исходная информация по задачам хранились в Trello и внутренних сметах в Google Sheets, в которых не было встроенных решений для автоматизации.

Когда мы всё это проанализировали, стало ясно: нужно искать альтернативы, чтобы снять с команды пласт ручной работы и оптимизировать процессы.

Как выстроили автоматизацию

Мы искали инструменты, которые интегрировались бы с Trello, Google Sheets и другими системами. В итоге для решения задач выбрали:

• Parabola.io — для автоматизации переноса данных;
• Automa.site — для создания скриншотов;
• Google App Script — для финальной генерации отчётов.

Сначала с помощью Parabola.io мы собирали данные из карточек задач в Trello. Инструмент подключался через API, находил нужные колонки и приводил информацию к единому формату.

Процесс преобразования данных внутри Parabola.io

Чтобы преобразовать внутреннюю смету под формат клиентских, мы разработали конвертер на базе Google Sheets. Всё что нужно было, это дать ссылку на внутреннюю таблицу, указать название листа и город. Дальше конвертер автоматически подтягивал информацию и расставлял в нужные колонки.

Конвертер на базе Google Sheets

Следующими мы добавляли скриншоты к задачам, и здесь процесс автоматизации оказался самым трудоёмким. Нам удалось уложить его в 4 шага.

Шаг 1: сбор ссылок на задачи

Чтобы сделать скрины, нужны ссылки на ESP-кампании. Их мы собирали из комментариев к задачам в Trello и переносили во внутреннюю смету ещё на предыдущем этапе с помощью Parabola.io.

Шаг 2: генерация скриншотов

Для автоматического создания скриншотов мы использовали Automa.site — расширение для Google Chrome, которое имитирует действия пользователя. Инструмент переходил по ссылке на ESP-кампанию и делал скриншот.

Шаг 3: передача скриншотов на сервер

Automa.site передавал созданные скриншоты в Pipedream, который обрабатывал изображения и загружал их на FTP-сервер. Каждый скриншот получал уникальную ссылку.

Шаг 4: формирование отчёта

В итоге автоматизация не только ускорила процесс подготовки отчётов, но и повысила их качество. Мы исключили ошибки, связанные с пропущенными или неверными данными, а команда смогла сосредоточиться на более важных задачах.

Весь процесс автоматизации на схеме

Какие результаты мы получили

Мы оптимизировали рутинные задачи, сохранили контроль над ключевыми этапами и повысили общую эффективность работы.

Выгоды для клиента

• Ежемесячные отчёты стали точными и понятными.
• Процессы — прозрачными, а данные — лёгкими для проверки.
• Гибкость системы позволяет масштабировать подход на другие проекты.