Что такое BI-система и для чего нужна

Из чего состоят BI-системы

Рассмотрим составные части платформы для аналитической работы с данными.

Хранилище данных

Это база, в которую попадает вся информация — она будет использована для построения аналитики. Хранилище данных BI-системы может быть построено на основе различных технологий, таких как реляционные базы данных, NoSQL базы данных, хранилища колонок, облачные хранилища данных и так далее.

ETL-система

Сокращённое от Extract, Transform, Load — программная часть, которая переносит данные из разных сервисов учёта в хранилище BI.

Аналитический движок

Инструмент, который позволяет анализировать данные в хранилище. Аналитический движок может использовать различные методы анализа: OLAP (Online Analytical Processing), машинное обучение, статистический анализ.

Интерфейс

Пользовательский интерфейс, который предоставляет доступ к данным и инструментам анализа. Может быть представлен в виде отчётов, графиков, дашбордов, панелей управления.

Инструменты визуализации

Инструменты коллаборации

Помогают пользователям совместно работать с данными и результатами анализа. Эти инструменты могут включать в себя возможность обмена сообщениями, комментариями, а также совместную работу над документами и отчётами.

Как работают BI-системы

Схема работы такая:

• 1. Извлечение данных (Extract). Информация загружается из различных источников: CRM-систем, файлов, приложений, сенсоров, соцсетей. Для этого используются ETL-инструменты, которые позволяют извлекать, преобразовывать, загружать данные в хранилище.
• 2. Преобразование (Transform). Данные, полученные из разных источников, часто несовместимы друг с другом: содержат ошибки, дубликаты, неполные записи. Поэтому необходимо их преобразовать, чтобы анализировать и сравнивать. Преобразование может включать в себя очистку, изменение формата, объединение таблиц.
• 3. Загрузка (Load). После преобразования данные загружаются в хранилище, которое специально оптимизировано для хранения больших объёмов и обеспечения быстрого доступа к ним.
• 4. Анализ. Это процесс, который позволяет выявлять тенденции, отслеживать изменения, определять причины, выделять ключевые факторы, прогнозировать будущие результаты.
• 5. Визуализация. Результаты анализа могут быть представлены в виде графиков, диаграмм, таблиц.
• 6. Коллаборация. Пользователи могут обмениваться результатами анализа с помощью общих досок и чатов.

В итоге сотрудники, использующие в работе BI-систему, получают полноценную бизнес-аналитику.

Когда применяют Business Intelligence

Систему бизнес-аналитики стоит использовать, когда нужно:

• проанализировать финансовые показатели: выручку, прибыль, расходы, денежный поток, кредитные риски;
• оптимизировать операционную деятельность через анализ данных о производственных процессах, логистике, складских запасах;
• улучшить продажи, маркетинг и клиентский опыт с помощью анализа данных о покупателях, продажах, рекламе, конкурентах;
• принять решение на основе данных, например, о расширении бизнеса, запуске новых продуктов, приобретении других компаний.

Как выбрать подходящее программное обеспечение для BI-системы

Перед тем как приступить к работе с BI-системой, необходимо выбрать подходящее программное обеспечение. Для этого смотрят на критерии:

• 1. Функциональность. ПО должно иметь необходимые компании функции и возможности для анализа и визуализации, создания отчётов, управления данными, а также интеграции с другими системами.
• 2. Уровень визуализации данных. Главная фишка BI-системы — визуальная составляющая: диаграммы, графики, информационные панели, таблицы. Чем больше визуальных форм, тем лучше, потому что некоторые диаграммы, например, круговые, иногда искажают данные. Удобно, если можно выбирать среди разных.
• 3. Простота использования. Программа должна быть интуитивно понятной и простой в использовании, даже для неопытных пользователей.
• 4. Мобильная версия. Пользоваться BI-системой и проводить анализы в некоторых платформах можно и в мобильной версии. Это удобно, когда показатели компании нужно предоставить потенциальным партнёрам или клиентам.
• 5. Масштабируемость: нужно будет работать с большими объёмами данных, а также расширяться по мере необходимости.
• 6. Безопасность: данные должны быть защищены от несанкционированного доступа и утечек.
• 7. Интеграция с существующими системами: CRM, ERP, HR и другими.
• 8. Техническая поддержка со стороны разработчика или поставщика, а также актуальные обновления.
• 9. Стоимость. Хорошо, если BI-система доступна для компании в финансовом плане с учётом расходов на обновление, обслуживание и настройку.
• 10. Возможность адаптации к требованиям компании. BI-система должна иметь возможность настройки под конкретные потребности и требования компании.

Примеры BI-систем

Power BI

Сервис состоит из нескольких компонентов:

• Power BI Desktop — приложение для создания отчётов и дашбордов;
• Power BI Service — онлайн-сервис для публикации и обмена отчётами;
• Power BI Mobile — мобильное приложение для доступа к отчётам и дашбордам на мобильных устройствах;
• Power BI Embedded — сервис для встраивания отчётов и дашбордов в другие приложения и веб-сайты.

Пример дашборда, созданного в системе Power BI

Power BI предоставляет бесплатную пробную версию для одного пользователя с лимитом облака 1 Гб и скоростью обработки данных до 10 тысяч строк за час. Платная версия также доступна для одного пользователя. Но здесь память составит 10 Гб, а скорость обработки вырастет до одного миллиона строк в час.

QlikView

Платформа для бизнес-аналитики, которая выгружает, обрабатывает и чистит данные. В ней можно создавать дашборды, диаграммы, графики, которые обновляются автоматически или по заданному расписанию.

QlikView выгружает информацию в Excel, CSV, XML. Отчёты отправляют на электронную почту.

Есть пробная бесплатная версия с ограниченным функционалом и платная.

Tableau

Это программа для визуализации данных и аналитической отчётности, которая позволяет создавать интерактивные дашборды, диаграммы, графики и другие типы визуализаций для анализа больших объёмов данных.

Tableau работает на основе инновационных технологий:

• VizQL — для лёгкого создания сложных визуальных элементов;
• Data Engine — для быстрого анализа огромного массива данных.

Стоимость Tableau зависит от типа лицензии, количества пользователей, наличия дополнительных функций и так далее.

Tableau также предоставляет бесплатную версию Tableau Public, которая позволяет пользователям создавать и публиковать интерактивные визуализации данных, но данные публичны.

SAP BusinessObjects

Эта система предназначена для проведения стратегического анализа данных и поддержки процесса принятия управленческих решений в компаниях. Она предоставляет доступ к информации, содержащейся в различных информационных системах и базах данных организаций, а также позволяет анализировать эту информацию.

Для работы системы могут использоваться любые информационные и бухгалтерские программы, специализированные отраслевые решения, а также локальные источники, такие как файлы Excel и Access. И, конечно, это решение отлично интегрируется с другими продуктами SAP.

IBM Cognos

Программа для бизнес-аналитики, которая позволяет организациям анализировать данные и принимать управленческие решения. Разработана компанией Cognos, которая впоследствии была приобретена компанией IBM.

Система IBM Cognos предоставляет широкий набор инструментов для сбора, анализа и отображения данных, а также для создания отчётов, планирования бюджета и прогнозирования результатов.

Cognos Analytics помогает проводить анализ данных, создавать отчёты и визуализации, делиться ими с другими пользователями. Cognos Planning Analytics позволяет создавать бюджеты и прогнозы, а также проводить моделирование и анализ сценариев. Cognos Controller используется для управления финансовой отчётностью, а Cognos Disclosure Management позволяет создавать отчёты и документы для финансовой отчётности.

Заключение

• BI-система − это платформа для сбора и анализа информации. Преобразовывает большой объём данных в понятную структуру: дашборд, таблицу, график.
• Изначально система собирает данные из всех источников информации, которые поступают в хранилище. Оттуда ETL-система обрабатывает и сортирует. Затем BI-инструменты преобразовывают информацию в графики и таблицы.
• С помощью системы бизнес-анализа компании прогнозируют дальнейшее развитие фирмы, составляют план развития продукта или услуги, увеличивают количество лояльных клиентов и формируют отчётность.
• Аналитическая система BI обычно находится на одной платформе, вмещает большой объём данных, имеет интуитивно понятный интерфейс и мобильную версию.