Что такое ERP-системы, какие задачи решают, как происходит внедрение

Для чего нужна ERP

ERP-системы помогают:

• Управлять компанией любого масштаба. С помощью ERP легко координировать работу нескольких отделов и сотен сотрудников — изучать данные о работе каждого отдела можно на одном дашборде.
• Автоматизировать работу сотрудников и улучшить их продуктивность. Встроенные отчёты и инструменты позволяют снизить нагрузку на сотрудников, упростить ежедневную работу и сосредоточиться на более сложных задачах. Например, отдел по продажам может в пару кликов получать данные о продажах по основным каналам и создавать заявку на склад или в отдел закупок.
• Контролировать риски. С помощью ERP можно увидеть «слабые» места в бизнес-процессах и исправлять их заранее, пока они не привели к серьёзным последствиям. Например, зафиксировать снижение выручки в региональных филиалах и принять меры.
• Сделать хранение и обмен данными безопасными. Чем меньше IT-решений компания использует, тем меньше риски потери данных. В ERP-системах информация располагается в одном хранилище и его проще защитить от взломов.

Как понять, что компании нужна ERP-система

Чаще всего ERP-системы необходимо внедрять крупным или развивающимся компаниям с множеством сотрудников и со сложными бизнес-процессами. Также можно ориентироваться на следующие признаки:

• Сложности в принятии решений на основе данных. Когда в компаниях нет стандартов для обмена данными и их хранения, руководители часто сталкиваются с устаревшими и неполными отчётами о продажах, продвижении и других процессах.
• Ошибки в коммуникации между отделами. Когда в компании нет единого IT-инструмента, сотрудники могут забывать ставить задачи, терять данные, ждать ответа от коллег по несколько часов.
• Отсутствие автоматизации. Когда сотрудники вручную создают отчёты, выставляют счета и оформляют документы, то тратят лишние ресурсы.

Какие модули входят в состав ERP

Главное в ERP — это модули. С помощью каждого из них можно управлять определённым бизнес-процессом или группой процессов. Чаще всего в ERP-системах используют такие модули:

• Финансы. С его помощью можно вести главную бухгалтерскую книгу, контролировать задолженности, создавать отчёты.
• Сотрудники. В этом модуле можно считать зарплату, учитывать рабочее время, контролировать обучение персонала.
• Поставщики и закупки. Этот компонент нужен для автоматизации процесса закупок, в том числе ведения переговоров и разработки и согласования контрактов.
• Продажи. Этот модуль нужен для взаимодействия с клиентами во время сделок. В нём можно контролировать рекламные кампании, следить за сделкой на всех её этапах, выставлять счета.
• Производство. С помощью этого модуля можно настроить работу цехов и управлять качеством производства.
• Логистика. Этот компонент позволяет управлять цепочками поставок.

Как выбрать ERP

Определить функции, нужные вашей компании

Чаще всего для этого нужно посмотреть на список департаментов компании — скорее всего, каждому из них понадобится отдельный модуль, например, финансы или управление персоналом. Но также важно задавать вопросы: какие проблемы пытается решить компания, каких целей поможет достичь система, как будет измеряться успех.

Выбрать группу, которая будет принимать решение

Важно привлечь к поиску ERP несколько сотрудников из каждого департамента: не только руководителей, но и линейных работников. Это поможет выбрать решение без ошибок и найти инструмент, которые будут использовать все.

Изучить функциональное соответствие

При выборе ERP важно разобраться, что система будет функционально подходить компании. Для этого нужно составить карту бизнес-сценариев, которые используются в компании, а затем посмотреть, как они реализуются в ERP, из которых вы выбираете.

В том числе для этого нужно найти ответы на вопросы:

• В чём заключаются сбои в наших существующих системах?
• Какие из существующих систем работают хорошо?
• Сколько и какие типы ручных процессов могут быть автоматизированы с помощью новой ERP-системы?
• Где нам требуется улучшить отчётность и наглядность?
• Какие ещё внутренние и партнёрские системы необходимо будет интегрировать с новой ERP?

Изучить возможности интеграции

Многие популярные ERP-системы имеют сертифицированную интеграцию с другими распространёнными бизнес-приложениями, такими как витрины магазинов электронной коммерции, системы торговых точек (POS), онлайн-рынки, системы управления поставщиками, проектами и экосистемы сторонних поставщиков и партнёров.

Также важно найти ERP-систему, которая поддерживает импорт и экспорт CSV-файлов. Поддержка Microsoft ODBC SQL API и JDBC SQL API API-интерфейсов обеспечит взаимодействие новой ERP-системы с базами данных SQL.

Оценить репутацию ваших потенциальных поставщиков ERP-систем

Проще всего изучить отзывы в отраслевых изданиях, например, CRMIndex или CNews.

Также важно изучить веб-сайт компании-разработчика и связаться с клиентами, которые заказывали у них решения.